Courrier électronique - Règles de bon usage

La nétiquette

La nétiquette (contraction des mots « Net » et « éthique ») représente l’ensemble des règles de bon usage sur internet afin de respecter les autres et d’être respecté.

Il s'agit donc uniquement de règles de civilité et de bonne conduite afin de permettre à l'ensemble des internautes de partager un comportement respectueux des autres.

Lors de la rédaction et de la transmission d’un message

• Indiquer clairement le sujet du message dans la zone « Objet » (ou « Sujet ») Ceci est particulièrement important pour le destinataire. Il sera d'autant plus facile pour le destinataire de distinguer dans l’ensemble des courriers qu’il reçoit ceux qui sont prioritaires de ceux qui le sont moins si le sujet du message est explicite. Cela lui permettra aussi de classer plus facilement les courriers reçus. Il est possible de faire une distinction entre un sujet général, par convention mis entre crochets (le nom d’un projet par exemple) et l’énoncé bref du sujet ; Par exemple :

  [Projet X] réunion du 13 décembre 2005

• N'envoyer le courrier électronique qu'aux personnes concernées - Il est déplacé, et désagréable pour les destinataires, de transmettre du courrier électronique à n'importe qui. Les destinataires perdent notamment un temps précieux à trier entre les messages qui les concernent vraiment et ceux qui ont peu ou aucun intérêt pour eux. Par ailleurs, cette pratique accapare inutilement des ressources du réseau.
  • Le champ « To : » (ou en français « A : ») désigne le destinataire principal. C’est à lui que s’adresse le courrier électronique.
  • Le champ « Cc : » (ou en français « Copie : ») désigne les personnes tenues informées de la communication par mél.
  • Le champ « Bcc : » (ou en français « Copie cachée ») désigne des destinataires invisibles de la part de l’ensemble des autres destinaires. L’utilisation de cette fonctionnalité est déconseillée. On lui préférera l’acheminement pour information, séparément, de la copie du précédent envoi.
• Être bref et bien situer le contexte du message. Pour être lu et bien compris, il est préférable d'utiliser des phrases courtes et précises. Si le message est long, le diviser en plusieurs paragraphes en facilite la lecture. Un texte précis et bien structuré permet d’éviter les malentendus ou une mauvaise interprétation. Un message peut rapidement et facilement être retransmis à d'autres personnes. Utilisez un langage convenable et évitez l’humour déplacé, les sarcasmes et les injures. Dans le cadre d’un usage professionnel, il est appréciable pour les destinataires de commencer le message avec une des mentions suivantes :
  • Pour information
  • Pour avis
  • Pour attribution et suite à donner
• S'il faut attacher des documents au message, pensez aux destinataires Le destinataire d'un fichier attaché ne possède pas forcément les logiciels permettant de le lire. Assurez-vous que le fichier est enregistré dans un format décodable par la plupart des logiciels courants. (ex. .rtf au lieu de .doc). Par ailleurs, faites attention à la taille des fichiers attachés. Plus la taille est importante, plus le temps de transmission et de réception sera long. Une pièce jointe volumineuse risque de plus d'être refusée par le serveur de messagerie distant ou de saturer la boîte du destinataire et ainsi d'empêcher la réception d'autres messages. Utilisez les utilitaires compression/décompression pour réduire la taille de ces fichiers (.zip).
  Avant l’envoi d’un message sensé contenir une pièce jointe, veillez à ce que la pièce jointe soit bien présente !
• Restreindre l'utilisation des caractères en majuscules. Un texte rédigé en majuscules est difficile à lire. Par ailleurs, l'emploi de mots en majuscules indique, dans les pratiques du Net, que l'on veut exprimer de grandes émotions (joie, colère), ce qui n'est pas toujours bien ressenti par votre correspondant. Pour faire ressortir un terme, le placer plutôt entre guillemets.
• Avant de transmettre un message, prendre le temps de le relire. Pensez à corriger les fautes de frappe ou de français. Le style des messages reflète l'image de l'expéditeur.
• S'assurer de bien s'identifier et de laisser des coordonnées à la fin du message. Pensez à laisser votre signature au bas des messages, mais sans prendre trop de place (4 ou 5 lignes au maximum), en précisant par exemple votre fonction, votre entité de rattachement. Les coordonnées téléphoniques peuvent être utiles si un de vos destinataires cherchent à vous joindre rapidement. La coutume veut que la signature soit précédée d'une ligne contenant simplement deux tirets (« -- »).

Lors de la réception d'un message

• Lorsqu'un message a été lu, décider immédiatement de le classer. Le courrier électronique se gère comme le courrier classique. Pour retrouver facilement un message, prenez l’habitude de classer les messages reçus dans divers dossiers thématiques. Il sera ainsi plus facile de retrouver un message ou un fil de discussion. Certains clients de messagerie permettent d’affecter une couleur à un message. Il peut être utile de vous définir un code de couleurs pour permettre d’identifier certaines catégories de messages.
• A moins que cela ne soit essentiel, prendre l'habitude de ne pas imprimer le courrier électronique. Lorsque le courrier est classé, il peut être retrouvé rapidement si nécessaire. Il est donc inutile d’imprimer systématiquement son courrier. Cela évite de gaspiller du papier inutilement et donc contribue à préserver l'environnement.
• Respecter la confidentialité des messages reçus. Ne jamais rediriger ou retransmettre à d'autres personnes un courrier électronique personnellement adressé sans l'autorisation de l'expéditeur.

De l'usage des émoticones (smileys)

Les émoticones (parfois appelés smileys ou frimousses) sont des signes à inclure dans les messages afin d'indiquer l'état d'esprit dans lequel est rédigé le message (humour, sarcastique, ironique, etc.). Leur usage est généralement réservé à des messages non professionnels.

Pour créer une émoticone, il suffit d’utiliser les signes de ponctuation. Pour mieux les reconnaître inclinez votre tête de 90 degrés vers la gauche.

Trucs & astuces pertinents trouvés dans la base de connaissances

08/02 17h08	GMail (Messagerie électronique)
19/10 22h11	Faire un backup de votre boite GMail (Messagerie électronique)
28/09 20h00	Adresses serveurs POP ET SMTP des FAI (Messagerie électronique)
21/09 09h22	Compte MSN Messenger piraté / Piratage de compte Hotmail (MSN Messenger)
17/08 16h49	Comment changer mon mot de passe (MSN Messenger)
20/07 14h12	Pirater une boite mail ? Facile ! (Messagerie électronique)
06/07 00h30	Messagerie, pages web et MTU (Internet)
01/07 19h33	Logiciels de messagerie instantanée (Messagerie instantanée)
03/11 14h51	Copie cachée-Masquer les adresses des destinataires (Messagerie électronique)
Plus d'astuces sur « messagerie »

Discussions pertinentes trouvées dans le forum

19/09 12h13	[MSN] Boite de Messagerie Homail	Internet	13/01 17h03->mi$$ chocolat	38
23/03 21h52	problème messagerie hotmail	Internet	09/04 22h48->Séb08	33
25/09 18h56	Probleme Messagerie	Logiciels/Pilotes	03/10 14h55->jmp59	24
10/03 15h38	messagerie [ INCREDIMAIL ]	Logiciels/Pilotes	27/12 13h57->Dibo	21
31/01 11h26	boite de messagerie wanadoo	Internet	06/07 21h57->Maya*	20
05/02 14h22	Problème de messagerie incredimail	Windows	08/02 11h57->steeve	20
27/02 22h53	le proxy de messagerie SYMANTEC a supprimé...	Réseaux	22/11 14h59->Skillbamjo	17
16/03 11h45	(msn) probleme messagerie msn 7.5	Internet	09/12 18h38->omar	17
04/02 22h21	virus messagerie infectée	Virus/Sécurité	10/02 00h21->philae83	17
14/02 19h19	Problème Incredimail[messagerie](ex:Outlook)	Internet	21/11 09h40->gautier suzanne	15
Discussion fermée Problème résolu		Plus de discussions sur « messagerie »